コラム

「退職挨拶マナー」と「メール挨拶」の事例をピンポイントに解説!

定年退職が当たり前だった日本の高度経済成長の時代と違って、現在は定年を待たずに退職する人も多くなっています。

状況は異なりますが一定の期間に同じ会社や職場で一緒に働いた人と離れ離れになる退職の状況は独特で、挨拶も退職に相応しい内容で行う必要があります。

企業には退職のマナーがあり、守るべき形もあります。

退職挨拶の基本的なマナー

退職の日付が確定して転職先も決まった時点で上司に退職を報告して、上司の承認を得て業務に支障の出ないように退職の挨拶をするのがマナーです。

退職の挨拶はお世話になったことに感謝の気持ちを伝えることが主旨ですので、何か具体的なことでお礼を述べると分かりやすいと思われます。

転職コンダクター
転職コンダクター
新しい転職先に移っても今後どのようなことで再び関わることになるかもしれないので、愚痴や恨みを言うことは慎んだ方が賢明だと考えられます。

定年退職の挨拶

定年退職の挨拶は、社内で行う場合と送別会で行う場合があると考えられます。社内は少し改まった挨拶で、送別会はくだけた挨拶でよいと思われます。

社内の退職挨拶は挨拶の場を設定してくれる場合があるので、話しが長くならないようにあらかじめ準備しておき先輩としての立場で簡潔に挨拶をします。

送別会の挨拶は居酒屋などお酒の席になることが多いので、感謝の気持ちを込めた挨拶で乾杯につなげることが賢明だと考えられます。

途中退職の送別会などの挨拶

途中退職の挨拶は、退職までの仕事を振り返り一緒に働いた人への感謝の気持ちを述べるとともに今後の抱負について短く話します。

送別会を開いてくれたことについては、「本日はこのような会を開いていただき本当にありがとうございます。」などとお礼を言います。

今まで一緒に働いた人には、「失敗をしても温かく見守って指導していただいて、感謝の気持ちで一杯です。新しい職場でも頑張ります。」と感謝と抱負の言葉を述べます。

メールでの退職挨拶(社内)

円満退職には退職挨拶が必要ですが、最近は退職挨拶をメールで送ることが一般的です。ただしメールの送信は失礼と考える人に送らない配慮も必要で、送りたい相手はbccに入れ、自分のアドレスをtoに入れます。

「退職のご挨拶」の件名で、皆様宛に自己紹介の後「このたび一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。」と続けて皆様のご活躍を祈り、最後に「本当にありがとうございました。」とお礼をします。

メールでの退職挨拶(社外)

社外の取引先には、メールで挨拶をして後日後任と一緒に訪問するのがマナーだと思われます。

メールは「退職のご挨拶」で宛名を〇〇株式会社■■■■様とし、「いつもお世話になっております。」で始めて自己紹介の後「私事で大変恐縮ですが、一身上の都合で〇月〇〇日をもって株式会社▲▲を退職することになりました。」と退職を告げお礼を述べます。

後任の紹介をして、ご挨拶に伺う日程を提示して都合を聞き、検討を依頼します。

退職の挨拶の留意点

退職の挨拶は気まずいことがあってもうつむいて話すのではなく、ゆっくりとはきはきした口調で丁寧な話し方を心掛けることが大事だと思われます。

手前の人ではなく一番遠い人に視線を向けて話すことで、全体に気持ちが伝わり自然に笑顔も出るような挨拶になると考えられます。

仕事中の人もいる可能性があるので、挨拶時間は1分から2分くらいにして長々と話すのではなく短くまとめて話すことの方が好印象を与えることになります。

退職の挨拶の内容

最初の退職挨拶では、退職する日付を言うことが大切です。日付が分からないと、挨拶をしたのにまだいると思われることも考えられます。

退職にあたっては理由を言わないとあらぬ噂や色々な憶測が出る可能性もあるので、明確な理由や差支えのない理由は明らかにした方が好印象をあてます。

会社や上司、同僚や部下に対して感謝の気持ちを伝えると、言われて嫌な気持ちになる人はいませんので気持ちのいい退職挨拶になると思われます。

退職メールの注意点

退職メールで気をつけることはメールを出すタイミングで、自分が会社を辞める正式発表があり退職が公然の事実になって以降にメールを出します。

退職メールの宛先は社外と社内に分けグループごとに送信するのが賢明で、社外は上得意先と一般取引先に、社内は上司やトップ、職場、関連部署に分けます。

メール内容は、社外は退職予定日や感謝の気持、後任者の明記や引継ぎ事項などで、社内は感謝の気持ちやお礼、会社の発展などです。

結婚や出産の退職挨拶

結婚や出産の退職挨拶でまず大切なことは、自分のために挨拶の時間を与えてくれたことに対するお礼の言葉になります。「朝の朝礼という場でこのような挨拶の時間を割いていただき有難うございます。」というようなお礼の言葉を述べてから話しをすると、好印象を持たれると思います。

退職理由は手短に報告し「一身上の理由で退職することになりました。」というような退職の説明をして、ネガティブなことを言わないことが重要です。

まとめ

退職の挨拶は、いままでお世話になった上司や同僚などにお礼の気持ちを込めたあまり長くならない挨拶が好印象を持たれます。

転職コンダクター
転職コンダクター
最近はメールで退職挨拶をする場合もあります。メールを好まない人もいるので出す人と出さない人を分けることや、社内も社外もグループ分けしてメール内容を変えることなども効果的と考えられます。