ビジネススキル向上術

人事評価シートを書く上での注意点!アピールポイントを意識する

人事評価シートは人事評価制度に基づく人事評価を記入するもので人事評価表と呼ばれることもあり、目標設定や達成度、評価などが記載されます。

成果基準や能力基準、情意基準を評価要素にしていることが一般的で、成果基準は業務の実績、能力基準は業務で発揮した能力を評価し、情意基準は業務に取り組む姿勢を評価します。

人事評価シート

成果基準

成果基準は業務の実績を評価するもので、売上目標に対する実際の売上金額や資格の取得、技術の修得など目標に対する達成率で評価をするものです。

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成果基準には環境要因などで偶然に成果が出ることや出ないことがあることや、短期的な成果を重視し過ぎると中長期的な利益を損なう恐れがある問題点もあります。

転職コンダクター
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成果基準では、短期的な実績だけの評価ではなく中長期の利益を考えることや目標達成のプロセスを評価することも大切です。

能力基準

能力基準は持っている基本となる能力や専門的なスキルなどを発揮することができたかどうかを判断するもので、業務遂行に果たした能力を評価します。

能力は資格を保有していれば分かりやすいが、能力が向上していることや能力が落ちたことは気がつきにくい問題があります。

また獲得した能力が業務に活かせない場合も考えられ、導入には注意が必要です。評価基準となる能力は企画力や実行力、問題解決力や改善の能力などがあります。

情意基準

情意基準は業務に取り組む姿勢を評価するもので、部署やプロジェクトチームなどでどのように振る舞っているかが評価されます。

情意基準が難しいのは評価する上司の主観によって左右される点で、上司が甘い査定をすれば評価が高くなり査定が厳しい場合は評価が低くなる傾向があります。

情意基準の具体的な評価項目は、ルールを遵守する規律性や仕事に対する積極性、自分の職務についての責任性や職場の同僚などとの協調性などです。

人事評価シートの構成とアピールポイント

人事評価シートは最初に所属の欄があって氏名や事業部名、課名や担当職名を記入し、横の欄に自己評価や評価者の評価があり一次評価者や二次評価者の名前があります。

所属の下は成果別に評価者が5段階の評価点を記入する形になっていて、下に評価者のコメントを記入する欄がある構成が一般的です。

転職コンダクター
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人事評価シートで評価者に自分をアピールするポイントは、客観性や具体的な数字の使用、失敗や問題点、改善点や自己の評価などです。

客観性

自己評価は客観的に行うことが大切で、高い自己評価でも評価の根拠があいまいで独りよがりの場合は説得力がなくなるので評価者の印象が悪くなります。

自分が思ったのではなく周囲に影響を与えた事実に基づいてこのような記述をしたという客観的な書き方であれば説得力があり、評価者に好印象を与えると思われます。

評価者も公平に評価する客観性が必要で、人事評価を担当するには評価できる知識や経験があることが前提になります。

具体的な数字

業績などの成果は、数字で具体的に記述することにより納得を得られやすくなると思われます。しかしいくら自分で良くできたと思う職務や上手くいったと思う業務でも、あいまいな判断やわかりにくい表現では評価される可能性が低くなると考えられます。

特に営業の売上実績などは明確な数字で記述することができるので、数字を使用して記載することが大切です。

数値化が難しい場合でも、できるだけ達成率などで表すことが効果的です。

失敗や問題点、改善点の記述

良い結果だけでなく失敗や問題点を報告することは今後の業務を行う上で参考になるので、成功の要因として評価される好結果を生むことも考えられます。

また至らなかったことの改善点を記載することは、今後の仕事に対する効果が期待できるので上司からの印象が良くなることが予想されます。

仕事は一過性のものでなく会社は長く続いていくので、短期的な業績を上げるだけでなく中長期的な観点で問題を解決し改善することも大切です。

人事評価のエラー

人事評価を行う際に、評価者が意図的にあるいは無意識に行ってしまうエラーを人事評価エラーと呼びます。

ハロー効果は学歴などの特徴的な印象の影響で高い評価をつけることで寛大化や厳格化は私情で評価が主観的になること、中心窩傾向は平均値に寄りすぎるケースです。

論理誤差は異なる項目を同一視する傾向で近隣誤差は全体の評価期間で評価せずに直近の出来事で評価すること、対比誤差は評価者が自分の基準で評価することです。

自己評価の心構えと評価者の適性

自己評価を行う場合は自分の成長を冷静に確認して振り返ることが必要で、あまり低く評価する過小評価や高く評価しすぎる過大評価もマイナスです。

転職コンダクター
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人事評価シートは上司や人事管理者が自分を評価しやすい有意義な内容にする必要があります。

評価者は評価を理解した上で評価者と被評価者の双方が納得できる評価を行う必要があり、前提として被評価者の目標設定を理解しておくことと被評価者の育成を考えておくことが大切になります。

まとめ

人事評価シートは社員を評価して給与や昇進などを決定する重要な書類であり、適切な評価が記載されることにより適正なシートが作成される必要があります。

評価者も被評家者も人事評価シートの意義を認識して、会社や部門のメンバーである被評家者が成長できる効果的な人事評価シートの作成を心掛けることが大事になります。