ビジネススキル向上術

ビジネス文書作成の方法

ビジネス文書はビジネスで作成される色々な文書を指し、

  1. 社内文書
  2. 社外文書

に大別されます。

社内文書は社内でやりとりされるので正確で簡潔な文書が求められますが、社外文書は形式を守ることなども必要になります。

ビジネス文書

ビジネス文書とは

ビジネス文書はビジネスで作られる様々な文書のことで、手書きや印刷された紙の文書だけでなく電子メールなども含まれます。ビジネス文書には社内文書と社外文書があり、社外文書は取引文書と外交・儀礼の文書があります。

社内文書は社内でやりとりされる文書のことで、正確で簡潔な内容の文書が求められます。具体的には報告書や稟議書、届出書や通達書などです。社外文書は社外の取引先などとやりとりされる文書で、正確さだけでなく形式を守ることも必要になります。

取引文書は見積書や請求書、契約書や発注書、納品書や領収書などがあり、外交・儀礼の文書は礼状や挨拶状などがあります。外交・儀礼の文書を作成する場合は、気持ちがあらわれるように手書きで作成することもあります。

ビジネス文書の書き方

ビジネス文書は、社内文書と社外文書に分けてそれぞれの目的を果たすために文書が作成されます。社内文書は、指示や連絡、報告などに使われる目的や情報を伝達する目的、また業務を合理的に進めるための目的などで作成されます。

社内文書は必要な情報を迅速で正確に伝えることが求められるので、挨拶や敬語は最小限にして文書は簡潔にまとめることが必要です。社内文書の種類によって社内のフォーマットが決められている場合が多いと思われます。

社外文書は、相手に敬意を表わして丁寧で正確なこちらの意向を伝えます。社外文書は会社を代表する文書になり会社の評価につながる場合も考えられますので、正確で分かりやすいことに加えて丁寧で礼儀を重んじる文書であることが求められます。

ビジネス文書のルール

ビジネス文書は、読みやすい文書を作成するための色々なルールが考えられます。相手に失礼にならないためには正しい敬語を使うことが必須のことになります。読む相手のことを考えて相手に合わせた文書を書くことが基本的なマナーになります。

文書の内容は5W1Hなどで抜けや漏れがないか確認することが大切です。結論を最初に述べて相手に文書の趣旨を伝えて内容をできるだけ簡潔に書けば、相手に理解されやすい文書になります。客観的な事実と自分の意見を区別することも、相手に情報を正確に伝えるために必要なことです。

一文書に一要件を書くことを原則にして、色々なことを書きすぎないことも大事です。ペーパーはワンベストを心掛けて、相手が読みやすい文書にすることが重要です。

ビジネス文書の基本

議事録

議事録は会議や打ち合わせの内容や経過、結論などを記録して周囲に伝える文書で、具体的には社内会議や研修の備忘録や報告書、株主総会や取締役会の議事録などになります。

議事録を作成することで、参加者の認識に違いがないようにすることや聞き逃し、忘れてしまうことを防止するなど情報共有をはかる意味があります。

議事録作成では、話し合いの議題とその結果である決定事項を明らかにします。そして決定事項に基づいたやるべきことを記載することが重要です。会議の日時や場所、参加者や欠席者を書き出すこともいつどこで誰が決めたのかを知る上で大切になります。

最後に会議の流れについて記述して決定事項に至る過程が分かるようにすれば、理解しやすい議事録になると考えられます。

詫び状

詫び状は何かトラブルが発生した時に顧客や取引先に対してこちらに非があることを認める文書で、謝罪の気持ちを伝えることで信頼関係を取り戻すために作成します

詫び状はこちらの非を認める公式の文書になるので、こちらの非が明確であることを確認してから出すことが大切です。色々なリスクや責任が発生することが考えられるので、不用意に詫び状を出すことは控えるのが賢明です。

詫び状は「謹啓」などの頭語で書き始めて謝罪の言葉でお詫びするのが一般的で、時候の挨拶などは不要です。なぜそうなったかの原因を伝えて、最後に今後の対策を記して繰り返しのお詫びの言葉で締めくくります。

詫び状は分かりやすい原因の記述と謝罪の気持ちを込めて、できるだけ早く出すことが大切です。

送付状

送付状は、送信年月日や頭語と結語、相手先の会社名・氏名や書類作成者の会社名・氏名、挨拶文や本文などを記載します。送信年月日は送付状の右上に記載します。日付は書類送付の証明になるので必ず記載します。

頭語と結語は手紙の冒頭の「こんにちは」と手紙の結びの「さようなら」にあたる言葉で、ビジネス文書は拝啓と敬具の使用が一般的です。相手先の会社名・氏名は、左上に記載します。(株)と略すのではなく株式会社と正式に記述して、相手先の社名や氏名には御中か様をつけます。

書類作成者の会社名・氏名は日付の下の右上に記載して住所や電話番号なども記載します。挨拶文は拝啓の後に一文字空けて記載し、本文で記を使用する時は以上で締めます。送付内容は最後に記載します。

ビジネス文書の種類

社内文書

社内文書は企業内で取り交わす文書で、伝言メモから全社に配布する通達まで色々な文書があります。社内文書は実務本位で簡潔な内容の文書が基本になります。

社内の人間に何かを伝える文書なので、頭語や季節の挨拶、締めなどは不要です。また流れるような美しい表現なども必要ではなく、伝えたいことが分かる簡単で短い文書であることが求められます。

伝えたい情報が正しく伝わることが大切であり、重要な点を箇条書きにして分かりやすくすることや時間や数字は間違えないように複数の人で確認することが必要です。敬語は必要最低限にして、上司宛でも「です」「ます」の丁寧語を使用することで十分です。

読み手に確実に伝えるための添付資料やグラフなど図解をつけることも考えられます。

社外文書

社外文書は企業を代表して社外に送る文書なので、用件を丁寧に伝えるだけでなく礼儀正しく形が整った文書に作成することが必要です。

企業同士がやりとりする文書なので、主な意思伝達の目的の他に企業のイメージや評価にも影響がある大切な文書と言えます。社外文書を作成する際は、敬語を適切に使うことや誠意が感じられることなどが重要になります。

社外文書はA4で横書きが基本になり、請求書や注文書、確認状や詫び状、督促状や案内状など多岐に渡り、儀礼的で形式的な内容が多くなります。

正確に分かりやすく簡潔に書くのであれば、伝えたい情報を箇条書きにすることや句読点や改行を入れることでスッキリさせる工夫が必要です。また用件をひとつにしてミスや誤字脱字に注意します。

業務文書と社交文書

ビジネス文書は目的や用途によって業務文書と社交文書に分けることができます。業務文書は日常的な業務を遂行するために作成される文書のことで、基本的に社内文書はすべてが業務文書に含まれます。社外文書でも契約書や注文書などの業務に直接関係する文書の場合には、業務文書になります。

ビジネス文書の中でも挨拶状や祝賀状などの儀礼的な面が強く出る文書を、社交文書と呼びます。社交文書は定められた型で作成することが大事になります。

仕事上の人間関係は希薄なものと思われがちですが、挨拶状や祝賀状などの社交文書を送ることで仕事上の人間関係が親密になることも期待できます。

社交文書は業務に直接関係する文書ではないが、人間関係を改善する上で重要な文書と考えられます。

ビジネス文書の書き方

ビジネス文書の書き方の基本

ビジネス文書を書く場合は、誰に向けて書くのかを考えることが重要です。対象の読み手が明らかになれば、読みやすい内容や表現を決めることができます。具体的には、読み手の経験や知識の程度に応じて専門用語を使うか説明を加えるかなどを決定します。

また読み手が何を知りたいのかによって必要な情報と不必要な情報を取捨選択します。

結論を最初に書くことも基本になります。最初に結論が書かれていれば、読み手は文書の全体を類推することで次の行動に移ることができてスムーズな業務につながると思います。

簡潔に書くこともビジネス文書の書き方の基本です。長い文書より短い文書で書けば読み手が読みやすくなると思われ、接続詞のタイミングで文書を切ることで簡潔な文書になります。

ビジネス文書の書き方のテクニック

ビジネス文書の書き方は、ひとつの文書でひとつの用件を伝えることが基本です。ひとつの文書に複数の用件があると、読み手にはどの用件が重要なのか分からなくなる恐れがあります。またひとつの用件の印象が弱くなるので、用件はひとつに絞ることが大切です。

必要な情報を正確に伝達するには、5W3Hを確認することが有効です。5W3Hは、いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくつ・いくらでの要素を確認することです。

内容を箇条書きにすることも分かりやすくなる要素です。長い文書の中に日付や時間、用件などを書きこむと見にくくなるので、短い文書でお知らせをして詳細を箇条書きにします。文書を内容ごとに分けて段落をつけることや数字を使うことも効果があります。

ビジネスメール作成の方法 ビジネスメールは個人的なメールとは異なり、メールの用件の他に挨拶や名乗り、結びの文書などの基本の形が必要になります。 メー...

ビジネス文書の内容

ビジネス文書は文体や言葉遣いを統一することが大切です。文体は敬体と常体があり、敬体は「です」や「ます」などの丁寧語で書かれる文書のことで常体は「だ」や「である」などで書かれる文書になります。

ビジネス文書は読み手に対する敬意やマナーに基づく表現が求められるので、敬体で書かれることが一般的です。しかし箇条書きで表現する場合には、端的で分かりやすい常体を使用することが適切な状況も考えられます。

ビジネス文書では敬語が使われる場合が多くなるので、敬語を正しく使うことが必要になります。敬語には相手を立てることで敬意を表現する尊敬語、自分をへりくだり相手に敬意を表わす謙譲語、聞き手に直接敬意を表わす丁寧語の3種類があり、使い分けることが大切です。

ビジネス文書の構成

前文

ビジネス文書の前文は、主文で用件を伝える前の前置きとして述べる挨拶になります。前文は頭語と結語、時候の挨拶、相手の安否をたずねる挨拶、日頃の厚意を感謝する挨拶の4つの内容で構成されることが一般的な形式になります。

頭語と結語は「こんにちは」や「さようなら」などの手紙の挨拶言葉であり、通常は「拝啓」と「敬具」が用いられます。時候の挨拶は四季それぞれの季節の移り変わりを取り入れる挨拶で、「新緑の候」などの表現が使用されます。

相手の安否をたずねて繁栄を喜ぶ挨拶は、「貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます」などの常套の表現が使われます。日頃の感謝の言葉は、「日頃は格別のお引き立てを賜りまして深く感謝致します」などの表現がよく使われます。

主文

主文は前文で挨拶を述べた後の主要な文書で、相手に用件を伝える最も重要な部分になります。前文を終えたら改行して主文を書き始めます。その際には、起辞となる主文を起こす言葉を使います。

起辞は、「さて」や「ところで」、「早速ですが」や「すでにご存じかと思われますが」などの決まり文句になります。起辞を使うことで、メリハリの利いた分かりやすい文書になると考えられます。

主文では読み進むことですぐに分かる文書にすることが大事で、文書を最後まで読まないと分からない文書は読み手に対して不親切です。

多くの事柄を伝えようとすると分かりにくいので、主語と述語がはっきりしていてひとつのことを伝える短い文書を作ることが大切です。余計な修飾語も省くことが必要です。

末文

末文はビジネス文書を締めくくる部分です。末文の表現次第で相手に対する伝わり方が大きく変わるので、特に注意が必要です。

末文は主文を書き終えたら改行して、「まずは」や「取り急ぎ」などの言葉に続けて結びの挨拶で締めくくることになります。最後は「敬具」などの結語を右寄せで入れます。結びの挨拶は文書が終わることを示すことで、いくつかのパターンが考えられます。

用件をまとめる挨拶の場合や今後のつき合いをお願いする挨拶のパターン、相手の反映や活躍を祈念する挨拶や返事を求める挨拶のパターン、依頼や断りの挨拶や今後の対応を伝える挨拶のパターンなどがあります。

結語は「さようなら」という挨拶の意味があり、頭語の「拝啓」などとセットで使用するのが一般的です。

ビジネスマナーをマスターする方法 ビジネスマナーをマスターするには、 社会人としてのマナーや職場のマナー 職務遂行のマナーや取引先・顧客対応 ...

まとめ~ビジネス文書は正確で簡潔な分かりやすい文書であることが大切

ビジネス文書では正確で簡潔な分かりやすい内容が原則ですが、社外文書については顧客や取引先に敬意を払い敬語などを使って丁寧に作成することが必要になります。

社内文書については正確で簡潔な文書を作成します。